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体系认证 > SA8000认证
体系文件编写的步骤与技巧

体系文件编写的步骤与技巧

 

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每个公司由于管理水平和人员素质各不相同,编写体系文件的步骤可能各不相同,一般可以按以下步骤进行。

(1) 根据公司需要,开展初始评审,识别社会责任因素及重大社会责任因素,制订重大社会责任因素清单,编写社会责任初始评审报告。
(2) 根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性,确定目标、指标和管理方案。
(3) 根据SA8000标准要求编写程序,其中标有*的为标准要求的程序。
•      法律法规及其他要求获取和更新程序

•      管理评审程序

•      员工培训程序

•      *对内对外沟通程序

•      文件记录管理程序

•      应急反应与准备程序

•      运行监督程序

•      不符合项、补救及纠正行动管理程序

•      内部审核程序

•      *童工救济行动程序

•      *童工和未成年工教育程序

•      *安全卫生管理体系

•      危害识别、风险评价与风险控制程序

•      *供应商控制程序
 
(4) 策划运行控制程序和作业指导书。应注意,为了确保重大社会责任因素,特别是重大安全卫生因素受到控制,避免发生重大劳动纠纷,减少工伤事故和职业病,应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行控制程序。
(5) 将上述各程序规定的部门职责,经补充完善后,提炼到管理手册相应的条款中。
(6) 将上述各程序规定的主要内容,提纲挚领地提炼到管理手册对应的要素中。
(7) 最后编写没有程序支持的管理手册中的要素,此部分应写得详细一些。

体系文件编写的技巧

编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写,一条线一个小组,每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内,这样可以避免前后重复和矛盾。
(1) 第一条线:童工和未成年工
(2) 第二条线:强迫劳动、歧视和惩罚性措施
(3) 第三条线:工作时间和工资报酬
(4) 第四条线:安全卫生
(5) 第五条线:结社自由和集体谈判权
(6) 第六条线:管理体系及供应商控制

编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式:

(1) 自上而下依序展开方式。即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写,这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接,但对文件编写人员的素质要求较高,文件编写所需时间较长,且可能需要反复修改。
(2) 自下而上的编写方式。即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写,这种方法适用于管理基础较好的公司,若如无总体规划容易出现混乱。
(3) 从程序文件开始,向两边扩展的编写方式。即先编写程序文件,再编写管理手册和基础性作业文件。从分析活动、确定活动程序开始,将SA8000标准要求与公司实际紧密结合,可缩短文件编写时间。

 
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